Uitleg groepsadministratie
Groepsadministratie Scouts en Gidsen Vlaanderen
Handleiding voor ouders
De groepsadministratie bevat de persoons- en medische gegevens over elk actief scoutslid. Deze informatie draagt bij aan een veilige en persoonlijke begeleiding van alle leden en wordt vertrouwelijk behandeld door de leidingsploeg.
Om deze gegevens up-to-date te houden hebben we natuurlijk input nodig van de ouders. Meerderjarige leden en leiding kunnen hun gegevens zelf beheren.
Het voordeel is dat de gegevens slechts éénmalig ingevuld moeten worden. Ze blijven bewaard op de online Groepsadministratie en moeten de volgende jaren enkel gecontroleerd worden. Indien nodig kan je als ouder zelf gegevens wijzigen.
De takleiding kan dan alles printen of informatie van jullie kinderen opzoeken via computer of smartphone.
Hieronder vind je een stappenplan om jouw kind in te schrijven en om de individuele steekaart aan te vullen.
Stap 1: Surf naar de groepsadministratie
Stap 2: Registreren
Voor velen zal dit de eerste keer zijn op deze website dus moet je jouw kind eerst registreren. Voor elk kind maak je apart een account /gebruikersnaam aan. Het is immers de bedoeling dat ze hun gegevens zelf beheren wanneer ze oud genoeg zijn.
Heb je al een account? Ga dan meteen naar stap 3.
Vul alle velden correct in:
- Voornaam van het kind
- Achternaam van het kind
- Lidnummer Dit vind je op de lidkaart van Scouts en Gidsen Vlaanderen en op jouw kopie van onze tijdschriften. Het lidnummer kan je ook opvragen bij de leiding van jullie groep.
Klik Volgende
- Gebruikersnaam Deze kan achteraf niet meer aangepast worden dus kies goed. Gebruik geen e-mailadres (dat makkelijk kan veranderen) maar kies bijvoorbeeld voornaam.achternaam, zo vergeet je de gebruikersnaam nooit.
- Wachtwoord (min. 13 karakters, min. 1 cijfer, min. 1 letter)
- Wachtwoordcontrole (vul nogmaals het wachtwoord in)
Klik Volgende
- E-mailadres (mag bij meerdere kinderen hetzelfde e-mailadres zijn, bv. dat van de ouders)
- Gsm-nummer (mag bij meerdere kinderen hetzelfde gsm-nummer zijn, bv. dat van de ouders)
Klik Account aanmaken
Je krijgt de boodschap “De registratie is succesvol” te zien op je scherm.
Opgelet: Voor elk kind in het gezin moet een apart account aangemaakt worden.
Stap 3: Inloggen
Meld je aan met jouw gebruikersnaam + wachtwoord.
Je kan in de plaats van de gebruikersnaam ook jouw lidnummer gebruiken.
Als je jouw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten bent, kan je die opvragen via e-mail of sms.
Stap 4: Jouw persoonlijk Dashboard
Aangemeld? Dan krijg je jouw persoonlijk dashboard te zien. Hier vind je de verschillende pagina’s terug die voor jou relevant zijn.
Als lid zullen dit alleen de pagina’s zijn die jouw persoonsgegevens bevatten.
Je kan ook steeds tussen de verschillende pagina’s navigeren via de navigatiebalk aan de linkerkant van het scherm.
Stap 5: Mijn persoonlijke gegevens
Bij “Mijn gegevens” kan je de persoonlijke gegevens van je kind, de adres- en de contactgegevens aanpassen. Het profiel van je scout of gids dus.
Opgelet: De grijze velden zijn enkel aanpasbaar door de verantwoordelijke groepsadministratie van je groep.
Je kan meerdere adressen en contactpersonen aanmaken (klik hiervoor op de groene ‘+’).
Let op dat je steeds rechts bovenaan op de knop “opslaan” drukt als je een wijzing wilt uitvoeren !
In het “acties” menu, rechts bovenaan, kan je o.a. de lidkaart downloaden in .pdf formaat.
Ten slotte kan je rechts bovenaan uitloggen door op het uitgaande pijltje (naast jouw naam) te klikken.
Aan het begin van elk werkjaar, zodra jouw leiding de groepsadministratie verbeterd heeft, worden de lidkaarten ook per e-mail verstuurd.
Ze worden verzonden naar alle leden met een e-mailadres en bij de jongere leden krijgen ook de contacten een mail. Als je pas later in het jaar jouw e-mailadres invult krijg je op dat moment nog een mailtje.
Stap 6: Individuele Steekkaart
De “Individuele steekkaart” bevat alle verdere informatie die de leiding over jouw kind dient te weten om hen de beste scoutservaring te kunnen bezorgen. Denk bijvoorbeeld aan allergieën, noodzakelijke medicatie, …
Deze informatie draagt bij aan een veilige en persoonlijke begeleiding van alle leden en wordt vertrouwelijk behandeld door de leidingsploeg.
Vul de individuele steekkaart zo volledig mogelijk in, onderteken de steekkaart, en klik op het groene icoontje om op te slaan. Als het invullen lang duurt kan je best tussentijds al eens opslaan.
De individuele steekkaart is nu helemaal in orde en de leiding kan deze raadplegen wanneer nodig.
In je mailbox krijg je een automatis
Succes!
De hoofdleiding
